El PMI ha publicado en setiembre 2017 la 6ª versión de la Guía de los Fundamentos para la Gestión de los Proyectos (PMBoK). Reemplaza la versión anterior que ha estado vigente desde el 2013.
A partir de Marzo 2018, el exámen PMP se basará en la 6ª versión.
¿Por qué se actualizó el PMBoK?
Por tener una normativa ANSI dentro de su contenido, el PMBoK requiere actualizarse al menos cada 5 años
Se han corregido incongruencias y contenido que no estaba claro en la 5ª versión.
Para reflejar la mayor alineación entre el PMBoK y la normativa ISO 21500.
Para incorporar más contenido acerca de los diferentes estilos de gestión de proyectos. En particular, hay más de 150 páginas que describen los principios ágiles en detalle.
Para alinear el PMBoK con la práctica real de los gerentes del proyecto alrededor del mundo. Dado que el PMBoK es una recopilación de prácticas usadas en la vida real, que generalmente dan buenos resultados, es necesario que el contenido del PMBoK refleje lo que realmente se está haciendo.
¿Qué cambió en la 6ª versión?
Existen ahora 49 procesos en lugar de 47 (se elimina 1 proceso, y se crean 3 procesos nuevo):
Se crea el proceso Gestión del Conocimiento
Se crea el proceso Controlar Recursos
Se crea el proceso Implementar Respuesta a los Riesgos
Se elimina el proceso Cerrar Adquisiciones, pues se vio que en la práctica este proceso no lo estaba haciendo el Gerente del Proyecto.
Se cambia el nombre de algunos procesos:
Gestión de Tiempo pasa a ser Gestión de Cronograma
Gestión de RRHH pasa a ser Gestión de Recursos
Otros cambios para mantener coherencia con otros estándares
Se divide en tres partes el PMBoK:
Parte 1: La Guía PMBoK - 574 páginas
Parte 2: El Estándar ANSI - 97 paginas. Es un resumen del PMBoK.
Parte 3: Apéndices, Glosarios e Índice – 119 páginas.
Dentro de cada Área de Conocimiento, se incluye un resumen con 4 secciones:
Consideraciones claves del área de conocimiento
Tendencias y prácticas emergentes
Consideraciones de adaptación a tener en cuenta según las variables del proyecto
Consideraciones para ambientes ágiles y adaptativos
Se han agrupado las técnicas y herramientas por grupos:
Los grupos son:
Herramientas y Técnicas para Recopilación de Datos
Herramientas y Técnicas de Análisis de Datos
Herramientas y Técnicas de Representación de Datos
Herramientas y Técnicas para la Toma de Decisiones
Herramientas y Técnicas para la Comunicación
Herramientas y Técnicas de Habilidades Interpersonales y de Equipo
Herramientas y Técnicas no Agrupadas
A modo de ejemplo, el grupo Herramientas y Técnicas para Recopilación de Datos incluye las herramientas (i) entrevistas, (ii) muestreo estadístico y varias más.
En el apéndice X de la guía se encuentra una tabla que indica en qué proceso se aplica cada herramienta
Hay mayor énfasis en la responsabilidad del Gerente de Proyecto (PM) respecto a la del proyecto:
Puede suceder que un proyecto se ejecute correctamente y cumpla con objetivos de alcance, tiempo y costo, pero que no sea exitoso desde el punto de vista de los beneficios esperados. Para evitar esta situación, se ha hecho mayor énfasis en involucrar al PM en la gestión de los beneficios del proyecto.
A este fin, el Plan de Gestión de Beneficios es un documento que dice cómo y cuándo los beneficios del proyecto van a ocurrir. También incluye los procesos para medir estos beneficios.
Es responsabilidad del PM, con apoyo del Sponsor, asegurar la alineación entre:
El Acta de Constitución del Proyecto – lo que describe qué es el proyecto y porque se está haciendo
El Plan para la Dirección del Proyecto – que describe cómo se va a gestionar el proyecto
El Plan de Gestión de Beneficios – que describe los beneficios esperados del proyecto y como se van a medir
Se subraya en la 6ª edición la importancia de las habilidades blandas del PM, representadas a través la dimensión de Liderazgo en el triángulo del talento. Las dimensiones del triángulo son:
Técnica de Gestión de Proyectos: conocimientos, habilidades y competencias sobre técnicas específicas de la gestión de Proyectos, Programas y Portfolios
Liderazgo: Competencias como la motivación, la comunicación y la gestión de conflictos que ayudan a alcanzar los objetivos del negocio.
Visión de negocio: conocimiento, experiencia y visión del negocio. Innovación, eficiencia, estrategia. Comprender la de la empresa y saber encajarla en el sistema de valor general.
Figura 1 - Ciclos de Vida del Proyecto (Fuente: PMI. (2017). Guía PMBOK. [S.l.]: Project Management Institute.)
Hay un mayor acercamiento a la filosofía ágil de gestión de proyectos
Se reconoce que el ciclo de vida del proyecto debe adaptarse según las circunstancias de cada proyecto.
Los ciclos de vida conceptualizados son: Predictivo, Iterativo, Incremental o Ágil. La siguiente tabla es un buen resumen de cómo se gestionan: los requisitos, los entregables, el cambio, el involucramiento de los interesados, el riesgo y los costos en cada tipo de ciclo de vida.
Una guía rápida para orientar el tipo de ciclo de vida adecuado para su proyecto es la matriz de Stacy, mostrado en la figura 2.
Figura 2 - Matriz de Stacy
Reflexiones Personales
Se ha hecho énfasis en lograr mayor entre el proyecto en sí mismo y los beneficios que el proyecto crea a través del producto, servicio o resultado único que este produce.Como corolario, es necesario que el PM cuente con suficiente pericia técnica para entender los requerimientos, restricciones y características del producto, para gestionar los beneficios que este debe producir. Esto crea un límite al campo de acción de PMs que desean actuar en disciplinas varias (ej. arquitectos gestionando proyectos de software, o viceversa).
Relacionado con el punto anterior, la definición de qué beneficio va a producir el proyecto debe ser analizada y validada por el PM al comenzar el proyecto. Esta definición se origina a partir los objetivos estratégicos determinados por la dirección de la empresa y que se implementan a través de la estrategia de Gestión de Portafolio y Gestión de Programas en la organización.
Las habilidades blandas son un elemento cada vez más importante. En particular, la formación en las habilidades de liderazgo y del conocimiento del negocio son áreas que se deben priorizar. Sobre todo, para profesionales que cuentan con una formación técnico-científica (ej. ingeniería y arquitectura).
Es necesario que los PM, sponsor y gerentes de portafolio, conozcan los ciclos de vida posibles: Predictivos, Iterativos, Incrementales y Ágiles. Se debe tener la capacidad de analizar cuando es mejor usar una estrategia u otra. No es suficiente con saber los procesos del PMBoK, fuertemente influenciado por la estrategia Predictiva, sino que se debe comenzar unos pasos atrás y establecer la estrategia de implementación a alto nivel, basado en la información disponible del proyecto en ese momento.
Como comentario final, vemos que la 6ª edición del PMBoK, brinda mayor libertad al PM para adaptar el contenido de la guía a cada proyecto. Con mayor libertad, se requiere mayor responsabilidad para formarse en la amplitud de los conceptos, herramientas y procesos incluidos en el PMBoK. Se requiere un espíritu de análisis crítico que permita analizar, entender, adaptar e implementar exitosamente el contenido para lograr el éxito de los proyectos.